¿Qué son?Estas bases de datos se utilizan para almacenar contactos externos con los que la empresa interactúa en su operativa diaria.
A través de ellas, es posible:
Mantener un listado organizado de proveedores, clientes o contactos externos.
Enviar mensajes directos a estos usuarios desde los detalles de una incidencia o registro.
Definir qué campos de las incidencias se incluyen al realizar el envío.
De esta forma, los equipos pueden gestionar la comunicación externa directamente desde Solved, sin necesidad de salir de la plataforma o duplicar información.
Cómo configurarlasAccede a ajustes
Entra en el módulo de bases de datos opciones dinámicas
a. Desde los ajustes generales
b. O desde el desplegable de la vista principal
Crea una nueva base de datos y selecciona el tipo Usuario.
Asigna un nombre representativo a la base de datos (por ejemplo, “Proveedores de materiales” o “Clientes externos”).
Prepara el archivo excel. Debe de estar muy ordenado y organizado en columnas, sin más información extra, ya que puede afectar a la importación de datos.
Convierte el archivo en CSV. cuando esté listo
Vuelve a la plataforma e importa el archivo en la nueva base de datos
Una vez lo hayas seleccionado, importa los datos
Guarda la configuración.
Una vez creada, esta base de datos podrá sincronizarse con las plantillas de incidencias, permitiendo:
Seleccionar el contacto externo directamente desde la incidencia.
Visualizar su información asociada.
Enviar mensajes o notificaciones automáticas según los campos configurados.
Tip: Antes de sincronizar la base de datos, hay una pequeña explicación de cómo debe de estar el documento organizado para que la plataforma lo pueda leer bien.
